Posteingangspause

Inbox Pause

Wie ich mit moderner Technik und etwas Selbstüberlistung meine E-Mail-Inbox unter Kontrolle bringen will.

Studie um Studie belegt es, und auch gefühlt ist es die Wahrheit und nichts als die Wahrheit: E-Mails sind der größte Zeitfresser des modernen Wissensarbeiters. Herausfordernd ist nicht nur die Menge (im Schnitt bearbeitet jeder Büroarbeiter angeblich 600 e-Mails im Monat). Was mir persönlich besonders zu schaffen macht, ist die Ablenkungskraft, die von e-Mails ausgeht.

Im Bann der e-Mails

Ich gebe zu, ich werde von e-Mails angezogen wie die Wespe vom Himbeerkracherl. Wenn ich den Posteingang öffne, spüre ich, wie der Puls in mir steigt. Adrenalin schießt ein. Was ist reingekommen? Ohje, fünf neue. Zuerst scanne ich mal drüber: Ist etwas Dringendes oder gar Katastrophales dabei? Gott sei Dank nicht, der Puls senkt sich leicht. Dann der etwas genauere Blick: Wie viele der Mails kann ich gleich löschen – und was bleibt dann noch über? Okay, eine von Amazon und eine von der WKO, lösche ich gleich. Drei bleiben. Wer will da was von mir? Okay, ein privates Mail. Mach ich später. Zwei berufliche. Schau mer mal. Das erste… hm… weiß ich jetzt nicht, was ich da machen soll, mach ma’s erst mal wieder zu. Das zweite… Dafür hab ich jetzt grad nicht Zeit… Aber zum ersten fällt mir grad was ein. Soll ich das doch gleich… Aha, da kommt grad ein neues Mail rein. Aha, worum geht’s da? Der Puls steigt wieder…

Dass ein Blick in meinen Posteingang einen ähnlichen körperlichen Effekt hat wie eine Folge Dexter, das mag ein Spinner von mir sein. Aber darüber, dass man vor lauter e-Mail-„Bearbeiten“ zu nichts kommt, darüber hat schon so manche/r ein Klagelied gesungen.

Adrenalin-Kick

Mein Problem ist ja (gewesen), dass ich diesen Adrenalin-Kick nicht fünf mal am Tag, sondern fünf mal in der Stunde hatte. Zu allen möglichen und unmöglichen Zeiten habe ich meine e-Mails gecheckt. Ich weiß nicht, ob’s das gibt, aber ich glaube, ich war fast süchtig nach diesem Kick, den mir das Öffnen des Posteingangs gegeben hat. Jedenfalls, gut getan hat es mir nicht.

Mein neues Gegengift

Doch vor zwei Wochen bin ich auf etwas gestoßen, das mein e-Mail-Konsumverhalten entscheidend verändert hat: Ein kleines, unscheinbares Plug-in namens „Inbox Pause“. Für alle, die wie ich Google Mail für ihre e-Mails verwenden, ein Geschenk des Himmels.

Was macht Inbox Pause? Es ermöglicht mir einzustellen, wie oft und zu welchen Zeitpunkten meine Mails abgerufen werden sollen. Anstatt also alle 3 Minuten zu prüfen, ob neue Mails reingekommen sind, sorgt Inbox Pause dafür, dass ich Mails nur mehr viermal am Tag abrufe: um 9:00, 11:30, 14:30 und 17.00.

Entscheidende Veränderungen

Das klingt jetzt vielleicht nicht weltbewegend, aber für mich hat das fünf ganz entscheidende Veränderungen gebracht:

  1. Keine Mails mehr in der Früh. Vorbei die Zeiten, wo ich gegen die Versuchung kämpfen musste, meine Mails im Bett zu checken. Vor 9:00 kommt nichts rein, Punkt, aus.
  2. Keine Mails mehr vor dem Schlafengehen. Um 17:00 ist Sense, und wenn ich glaube, um 22:00 nochmal meinen Posteingang öffnen zu müssen, werde ich nicht mehr sehen als um 17:00.
  3. Zwischen 9:00 und 11:30 kann ich konzentriert und e-Mail-frei arbeiten. Eineinhalb Stunden keine Unterbrechung zu meiner produktivsten Tageszeit.
  4. Ich kann in der Zeit nach 11:30 und vor 14:30 meine Mittagspause einlegen, wann ich will, weil in der Zeit sicher keine neue Nachricht reinkommen wird.
  5. Während meiner „Power Hour“ zwischen 8:00 und 9:00 hat es auch keinen Sinn, auf neue Nachrichten zu schielen, weil da einfach nichts kommt. Eine mögliche Ablenkung weniger.

Ich mache dieses Experiment jetzt seit zwei Wochen (seit meiner Klausur), und ich kann nur Positives berichten. Wahrscheinlich ist meine Umstellung auch gar niemandem aufgefallen. Und wenn, dann eher positiv: Ich bearbeite meine e-Mails jetzt schneller und antworte früher als zuvor, weil ich meine Mails konzentriert bearbeite. Da sieht man wieder mal, dass viel mehr weiter geht, wenn man sich sinnvoll einschränkt.

Und wie geht es weiter?

  • Das Experiment wird wegen des großen Erfolges bis auf Weiteres fortgesetzt.
  • Ich spiele mit der Idee, von vier Abrufen am Tag (was ja eh noch viel ist) auf zwei oder drei runter zu kommen. Das würde sicher auch noch locker reichen.
  • Es gibt auch Programme, die zu gewissen Zeiten den Zugang zu Facebook und Konsorten sperren. Ob das nicht auch was für mich wäre?!

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